Nedenfor angis hvordan Stiftelsen UNI lagrer, bruker og sletter personopplysninger.
Behandling av personopplysninger i Stiftelsen UNI
Stiftelsen UNI behandler personopplysninger for å forvalte stiftelsens formål om å støtte kulturelle og humanitære prosjekter, følge opp prosjekter som har mottatt støtte, kvalitetssikre søknadsbehandlingen og for å etterleve stiftelsens forpliktelser etter de til enhver tid gjeldende lover og regler for norske allmennyttige utdelingsstiftelser.
Stiftelsen UNI behandler følgende personopplysninger om søkere:
- Organisasjonens navn
- Organisasjonsnummer
- Navn på kontaktpersonen for søknaden
- Navn på prosjektansvarlig
- Bankkontonummer (ved tildeling, sendes inn ved utbetalingsanmodning)
- Telefonnummer
- Epostadresse
- Postadresse
- Nettside
Stiftelsen UNI er ansvarlig for behandling av personopplysninger i søknadsbehandling. Det er Stiftelsen UNI sin administrasjon som behandler personopplysningene som fylles inn i skjemaet som blir sendt inn. Administrasjonen kan kontaktes på uni@stiftelsen-uni.no
Oppbevaring og sletting av personopplysninger
Personopplysningene oppbevares for å behandle innkomne søknader om støtte, følge opp prosjekter som får tilsagn eller avslag, og følge opp søkers rapporteringsplikt for å sikre at utbetalt støtte blir brukt i tråd med opplysningene i søknaden, og i tråd med Stiftelsen UNI sitt formål.
Alle søknader, både de som har fått tilsagn og de som har fått avslag, blir lagret i vår database. Dette for å kunne følge opp rapporteringen fra prosjekter og organisasjoner som har fått støtte. Grunnet arkiv og statistikk til rapporter vil følgende opplysninger om tilskuddsmottakere bli lagret på ubestemt tid: Søkerorganisasjonens navn, prosjekttittel, sammendrag og tildelt sum.
Det blir gjennomført løpende vurderinger av behovet for lagring, sletting og anonymisering av personopplysninger. Ved vurdering av lagringstid legger vi vekt på oppfølging av søkere, mottakere av tildelinger, og transparens om tildelinger.
Du kan ta kontakt med administrasjonen dersom du ikke ønsker at vi lagrer dine personopplysninger lenger en saksbehandlingsperioden som er ca. to måneder etter stiftelsens søknadsfrister.
Rettslig grunnlag
Dersom man har fått støtte fra Stiftelsen UNI til et prosjekt er vi avhengig av å oppbevare opplysninger (f.eks. kontonummer, e-postadresse, etc.) for utbetaling av tildelinger, for oppfølging av mottakere og for sluttrapportering etter prosjektets oppgitte sluttdato. Disse behandlingsaktivitetene er «nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i» og baseres på GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
For å etterleve våre rettslige forpliktelser knyttet til stiftelsens formålsrealisering, behandler Stiftelsen UNI følgende personopplysninger:
- Organisasjonens navn
- Organisasjonsnummer
- Navn på kontaktpersonen for søknaden
- Navn på prosjektansvarlig
- Bankkontonummer (ved tildeling, sendes inn ved utbetalingsanmodning)
- Telefonnummer
- Epostadresse
- Postadresse
- Nettside
Dette gjøres på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse).
Stiftelsen UNI behandler også personopplysninger for å forvalte stiftelsens formål om å støtte kulturelle og humanitære prosjekter, følge opp prosjekter som har mottatt støtte, kvalitetssikre søknadsbehandlingen og for å etterleve stiftelsens forpliktelser etter de til enhver tid gjeldende lover og regler for norske allmennyttige utdelingsstiftelser. Det rettslige grunnlaget for disse behandlingsaktivitetene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse).
“Stiftelsen UNI er en privat stiftelse. Vi praktiserer åpenhet om tildelinger, og har behov for å kunne finne tilbake til reelle søknader i kvalitetssikring av søknadsbehandling og for kvalitet i vår søknads- og tildelingshistorikk”
Hvem andre har tilgang til personopplysningene?
Styrets medlemmer trenger å få innsyn i hele søknaden i forkant av styrebehandlingen, og vil da få tilgang til personopplysningene.
Stiftelsen UNI vil ikke utlevere personopplysninger til tredjeparter, med mindre slik utlevering er påkrevet ved lov eller søker har særskilt samtykket til dette.
Videre er Stiftelsen UNI gjenstand for kontroll fra Stiftelsestilsynet og ved slik kontroll kan personopplysninger utleveres.
Offentliggjøring av personopplysninger
Stiftelsen UNI vil ikke offentliggjøre personopplysninger uten samtykke fra søkere. Ved tildeling vil søkerorganisasjonens navn, prosjekttittel og tildelt sum bli offentliggjort i vår årsrapport og i vårt tildelingsarkiv på nettsiden stiftelsen-uni.no. I tillegg vil deler av søknadens sammendrag kunne bli publisert på stiftelsens nettsider, i tråd med opplysningene som gis om dette i søknadsskjema. Vi innhenter alltid samtykke dersom vi ønsker å publisere bilder som er vedlagt søknaden.
Sikring av personopplysninger
Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet. Vi benytter oss av informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene til søkere fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det er kun Stiftelsen UNI sin administrasjon og i noen tilfeller styret som har tilgang til søkeres personopplysninger.
Søkers rettigheter
Til enhver tid har du rett til å be Stiftelsen UNI om følgende:
- Gi deg informasjon om og kopi av opplysningene du har oppgitt til oss
- Rette uriktige personopplysninger om deg
- Slette personopplysninger som vi ikke lenger har rettslig grunnlag for å behandle
- Protestere mot behandling av personopplysninger
- Begrense hvordan vi bruker personopplysningene dine underveis i saksbehandlingen
- Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format til en annen behandlingsansvarlig
- Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke kan du når som helst trekke dette samtykke tilbake og med dette be oss om å avslutte behandlingsaktivitetene
Rett til å klage
Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til tilsynsmyndighetene. For Norge er dette Datatilsynet, og klager kan leveres på deres nettsider. Du kan lese mer dette og om dine rettigheter på
hjemmesiden til Datatilsynet.
soknad.stiftelsenuni.no er en tjeneste fra Stiftelsen UNI – Personvern og bruk av informasjonskapsler